در مطالعه اخیری که گروه ابردین (Aberdeen Group) روی ۲۰۰ شرکت انجام داد، به این نتیجه رسید نرخ ماندگاری افراد در شرکت‌هایی که برنامه جامعه‌پذیری دقیق و حساب‌شده‌ای برای نیروهای جدیدشان داشتند، ۸۶٪ بود و از طول عمر حضور آن‌ها در شرکت ۱۲ ماه می‌گذشت. در حالی که این عدد برای شرکت‌هایی که توجه به برنامه جامعه‌پذیری نداشتند، ۵۶٪ بود. 

از این رو، حتی اگر بتوانید نیروی بااستعداد و خلاق جذب کنید و در فرایند استخدامشان موفق باشید، در صورتی که برنامه دقیق و مشخصی برای جامعه‌پذیری آن‌ها نداشته باشید خیلی زود آن‌ها را از دست خواهید داد و تیم‌تان هم به بازدهی و عملکرد بالا دست نخواهد یافت. در چنین شرایطی راه‌حل چیست؟ چگونه می‌توانیم برنامه جامعه‌پذیری حساب‌شده‌ای برای نیروهای تازه‌استخدام‌شده داشته باشیم؟

اصول اولیه برنامه جامعه‌پذیری

در ادامه با سه اصل مهم آشنا می‌شویم که با پیروی از آن‌ها و تمرکز کافی بر روی این اصول، می‌توانید سطح عملکرد کارمندان جدید را سریع‌تر به سطح مطلوب برسانید.

۱) زود شروع کنید، اما دیر تمام کنید!

اگر کارمند موردنظر خود را پیدا کردید، برنامه جامعه‌پذیری را زودتر شروع کنید. اما بسته به سادگی و پیچیدگی وظایف نیروی جدید، بهتر است از ۳ تا ۱۲ ماه، برنامه جامعه‌پذیری را ادامه دهید تا مطمئن شوید نیروی جدید به‌خوبی داخل تیم جا افتاده است و با تمام اصول و فرایندهای کاری شما آشنا شده است.

۲) وظایف افراد و تیم‌ها را قبل از شروع، دقیقاً مشخص کنید.

با توجه به اینکه مسئولیت فرایند جامعه‌پذیری با واحد منابع انسانی هر سازمان است، اما این امر مستلزم یک کار تیمی و هماهنگ است. 

تیم جذب سازمان شما باید مطمئن شود که کارمند جدید یک انتقال بی‌دردسر را در ورود به بخش‌های کاری شرکت پشت سر می‌گذارد و به‌خوبی با اعضای تیم هماهنگ شده است.

تیم مدیریت منابع انسانی نیز بسته به نوع فعالیت هر تیم، باید فرایندهای مناسبی را برای جذب نیروی جدید تنظیم کرده و در طول فرایند جامعه‌پذیری در کنار مدیران شرکت به انجام‌وظیفه بپردازد. 

بخش امکانات و فناوری اطلاعات نیز موظف است اعضای جدید را به تمام امکانات مناسبی که نیاز دارند، مجهز کند.

بخش یادگیری و توسعه، مسئول آموزش نیروی جدید است. این تیم باید پیگیری و نظارت لازم را انجام دهد تا فرد تازه وارد تمام آنچه را که باید در شروع کار بداند، یاد بگیرد.

مدیران واحدها نقش اساسی در خوشامدگویی به فرد جدید را دارند و باید مطمئن شوند که در سریع‌ترین زمان ممکن به عملکرد مناسب می‌رسند.

۳) فناوری را اهرم کنید

فناوری این روزها جزء جدایی‌ناپذیر فرایند جامعه‌پذیری است. بخش‌هایی که می‌توانید از فناوری در آن کمک بگیرید عبارت‌اند از:

• مدیریت وظایف: دنبال کردن کارهای مختلف و چک لیستی از وظایف که منجر به اهداف بزرگ‌تر می‌شوند
• ارتباطات: ساختن شبکه ارتباطی و پشتیبانی
• همسوسازی فرهنگی: آموزش فرهنگ و ارزش‌های سازمان با ویدئوها، بازی‌ها و کارگاه‌های آموزشی

اقدامات لازم پیش از شروع جامعه‌پذیری

همان طور که گفتیم فرایند جذب نیروی جدید نباید از لحظه‌ای که او دعوت به کار شما را می‌پذیرد، متوقف شود. خصوصاً در ساختار رقابتی امروز که جذب نیروهای متخصص و ماهر کار ساده‌ای نیست و ممکن است رقبای شما برای جذب این نیروها دست روی دست نگذارند و به‌سرعت نیروهای موردنظر را به سمت خود بکشند.

خیلی اوقات پیش می‌آید که کارجو دعوت به کار شما را پذیرفته است، ولی درست یک روز قبل از شروع کارش منصرف می‌شود و با شرکتی دیگر همکاری می‌کند. با این اقدامات تا حدودی می‌توانید کارجو را به اصطلاح نمک‌گیر کنید.

• برای همه افراد درگیر در فرایند استخدام یک چک‌لیست آماده کنید؛ چک‌لیست به همه کمک می‌کند بدانند باید چه‌کارهایی را با چه اولویت‌هایی انجام بدهند.

• بعد از پذیرفته شدن دعوت به کار توسط کارجو از مدیر واحدش بخواهید طی ۲۴ ساعت آینده با او در تماس باشد؛ به او تبریک بگوید، به سؤالاتش پاسخ دهد و آمادگی خودش را برای پاسخ به سؤالات و ابهامات بعدی اعلام کند.

• یک مسئول برای هر فرد تازه‌استخدام شده قرار دهید؛ به این ترتیب هر فردی که تازه وارد تیم شما شده است برای پرسیدن سؤالات خود و رفع ابهامات احتمالی می‌تواند همیشه با او تماس بگیرد یا صحبت کند.

• مقرر کنید فردی هر هفته با کارجو در تماس باشد؛ اجازه ندهید کارجو به فراموشی سپرده شود.

• از نیروهای جدید خود حمایت کنید؛ خروج از محل کار قبلی، دل کندن از همکاران قدیمی و ورود به یک شرکت جدید می‌تواند برای برخی از افراد تجربه‌ای سخت باشد. اگر فرد تجربه کاری نداشته باشد، ممکن است اوقات سختی را در یاد گرفتن مطالب جدید و همگام شدن با بقیه همکاران تجربه کند. بنابراین حمایت از آن‌ها را در اولویت خود قرار داده و کاری کنید که احساس مثبتی از حضور در تیم شما داشته باشند.

• اسناد و منابع موردنیاز را در اختیار نیروهای جدید قرار دهید؛ این اسناد و مدارک می‌توانند اطلاعات مناسبی از نحوه کار در شرکت شما، چارت تیمی، وظایف تعریف شده و … در اختیار همکاران جدید قرار دهند.

با آغوش باز پذیرای نیروی جدیدتان باشید

شروع کار جدید هم بسیار هیجان‌انگیز است و هم استرس‌زا! با ایجاد یک حس خوشامدگویی مناسب می‌توانید نیروی جدید خود را با حسی مثبت‌تر به درون تیم دعوت کنید. اگر مراحل زیر را به روند استخدام نیروی خود اضافه کنید، تجربه‌ای لذت‌بخش‌تر برای خود و کارمندان جدید ایجاد خواهید کرد.

• یک نامه خوشامدگویی با امضای مدیر و سایر اعضای تیم آماده کنید.
• یک برنامه مدون به نیروی جدید بدهید که بداند در هفته اول دقیقه چه برنامه‌ها و جلساتی را باید پشت سر بگذارد.
• فضای کاری و امکانات موردنیاز او را آماده کنید؛ مانند میز و صندلی، دفترچه یادداشت، کامپیوتر، سخت‌افزارهای موردنیاز و دسترسی به رمز شبکه وای فای (WiFi) و … . هیچ چیز بدتر از آن نیست که نیروی جدید ساعت‌ها منتظر وارد کردن نام کاربری و پسوردش باشد. 
• برای ناهار روز اول همراهی‌اش کنید.
• مقرر کنید فردی پاسخ‌گوی سؤالات فرد تازه‌وارد در روزها و هفته‌های اول کارش باشد.
• با نیروی جدید گشتی در داخل ساختمان بزنید.
• جلسه‌ای با حضور مدیران ارشد و نیروهای تازه‌استخدام شده ترتیب دهید.
• افراد مختلف را به او معرفی کنید.
• بعد از یک هفته به او سر بزنید و از شرایط کاری‌اش سؤال کنید.
• در ۹۰ روز اول به‌صورت هفتگی به او سر بزنید.
• اهداف، نتایج و اولویت‌های مشخص برای دوره جامعه‌پذیری تعیین کنید.

ارزیابی فرایند جامعه‌پذیری

برای آنکه تجربه افراد جدیدالورود را ارزیابی کنید، از کارمندان جدید در طول استخدام در بازه‌های زمانی سه ماهه نظرسنجی کنید و میزان رضایت آن‌ها را بسنجید. به طور کلی دو معیار اصلی برای تعیین میزان موفقیت جامعه‌پذیری وجود دارد.

شدت و میزان تعامل با کار

افراد در یک سال اولی که در شرکت هستند، خیلی با کار خود عجین هستند. با گذشت زمان کم کم انگیزه آن‌ها و میزان عجین بودنشان با کار کمتر می‌شود، به همین منظور میزان درگیر بودن آن‌ها با کار، دائماً اندازه‌گیری شود.

حفظ کارمند

اگر در طول ۱۲ ماه اول متوجه شدید نیروی جدید عملکرد موردانتظارتان را برآورده نکرد، بدانید در فرایند استخدام شما مشکلاتی وجود دارد که باید حل شود. مثلاً استخدام فردی با معیارهای فرهنگی نادرست، شکاف قابل توجه بین انتظارات کارفرما از کارجو و بالعکس، واقعیت کار در شرکت و فرایند جامعه‌پذیری نادرست.

برنامه جامعه‌پذیری برخی از شرکت‌های برتر

نتفلیکس (Netflix)

شرکت نتفلیکس یک برنامه قابل قبول و متمرکز بر روی فرهنگ و رهبران شرکت دارد. پورنا اودوپی (Poorna Udupi)، مهندس نتفلکیس، جزئیات فرایند جامعه پذیری‌اش را این طور بیان می‌کند:

• توضیحات مربوط به هسته فناوری نتفلیکس و معرفی شدن به همکاران حمایتگر، زندگی من را به عنوان یک توسعه‌دهنده نرم‌افزار بسیار آسان و هیجان‌انگیز کرد.
• در سه ماهه اول با مدیریت اجرایی از جمله مدیر ارشد محصولات، مدیر ارشد مالی و مدیر ارشد اجرایی ملاقات کردم تا من را در جهت اخلاق و اهداف شرکت راهنمایی کنند.
• شرکت در اول کار، مسئولیت مهمی به تازه‌واردها می‌دهد و به آن‌ها این فرصت داده می‌شود تا تأثیر بسزایی از ابتدای حرکت داشته باشند.

توییتر (Twitter)

یکی از شرکت‌هایی که در جامعه‌پذیری کارکنان جدید پیشگام است، شبکه اجتماعی معروف توییتر است. این شرکت در حدود ۵۰۰۰ کارمند در ۳۵ دفتر در سراسر جهان دارد. برنامه جامعه‌پذیری کارمندان توییتر بر افزایش بهره‌وری و اجرای دوره «از استخدام تا میز کار» متمرکز است. این دوره از زمانی شروع می‌شود که فرد به پیشنهاد استخدام «بله» می‌گوید و تا رسیدن به «میز کار» ادامه پیدا می‌کند.

در توییتر ۷۵ مرحله مختلف برای جامعه‌پذیری کارمندان جدید پشت سر گذاشته می‌شود که در این مراحل، تیم استخدام، منابع انسانی، فناوری اطلاعات و امکانات دخیل هستند. قبل از آنکه کارمند پشت میز بنشیند، آدرس ایمیل، تی‌شرت و بطری نوشیدنی در انتظار آن‌هاست. میزهای کارمندان جدید در کنار هم‌تیمی‌های اصلی که با آن‌ها کار خواهند کرد، واقع‌شده‌اند. در روز اول قبل از شروع آموزش گروهی، اعضای جدید با مدیرعامل شرکت صبحانه می‌خورند و سپس به دفتر شرکت می‌روند.

برای زنده نگه داشتن فرهنگ شرکت، در هر ماه توییتر برنامه‌ای به اسم «ساعت شادی» برای افراد استخدام شده با حضور مدیران ارشد برگزار می‌کند. همچنین یک برنامه چرخشی «ارائه» برای بعدازظهرهای جمعه دارد که کارمندان می‌توانند در مورد سایر پروژه‌های تیمی اطلاعات کسب کنند. هر هفته یک تیم از پروژه هایی که روی آن کار می‌کند، درباره دستاوردها و چالش‌هایش صحبت می‌کند.

لینکدین

لینکدین بیش از ۱۳۰۰۰ کارمند تمام‌وقت با دفاتری در ۳۰ شهر جهان دارد. در اولین روز، نیروهای تازه‌استخدام شده با کسب اطلاعات عمومی درباره فرهنگ شرکت به کارمندان دیگر ملحق می‌شوند. کارمندان جدید اسناد مهم را به سرعت دریافت می‌کنند و به دنبال آن یک تور گردشگری در داخل ساختمان اجرا می‌شود. سپس ناهار و جلسه‌ای شامل موضوعات اصلی استخدام مانند مزایای شرکت، بیمه سلامت و خدمات مالی برگزار می‌شود. برنامه‌های عمومی شرکت و بیمه‌های سلامت اغلب مبهم‌ترین قسمت برای کارمندان جدید هستند و لازم است به‌خوبی به آن‌ها پرداخته شود. پس از برخی صحبت‌ها، در پایان روز اول به تیم جدید کوله‌پشتی و لپ‌تاپ‌هایی که از قبل با ابزارهای ارتباطی مورد نیاز کارمندان جدید تنظیم شده‌اند، داده می‌شود. سپس یک راهنمای هفته به هفته به کارمندان داده می‌شود که بتوانند در شغل جدید خود با برنامه و بدون سردرگمی پیش بروند.

فیس‌بوک

فیس‌بوک، با تقریباً ۱۳۰۰۰ کارمند، از اردوی عملیاتی شش‌هفته‌ای استفاده می‌کند که نیروهای جدید هم‌زمان وظایف شخصی و فرهنگ شرکت را می‌آموزند. در سال ۲۰۱۴، این شرکت شعار جامعه‌پذیری خود را به «حرکت سریع با زیرساخت‌های پایدار» تغییر داد که نشان می‌دهد این شرکت به ایجاد پایه‌های محکم در فرایند آموزش کارمندان جدید تمایل دارد. فلسفه برنامه آموزشی این شرکت به‌جای سخنرانی‌های مداوم، ارائه ابزارهایی است که کارمندان جدید برای کار عملی احتیاج دارند تا سریع‌تر بتوانند به اعضای دیگر تیم ملحق شوند.

در فیس‌بوک در ۴۵ دقیقه اول، به لطف برنامه‌های فشرده و از قبل آماده شده، کارمندان جدید در حال انجام اولین پروژه‌های خود هستند. این نشان می‌دهد این شرکت به نیروهای جدید اعتماد دارد و به آن‌ها استقلال می‌دهد که سریع‌تر کار خود را آغاز کنند.

کوئرا (Quora)

کوئرا ارزش سرمایه‌گذاری روی برنامه جامعه‌پذیری را می‌داند. این شرکت برای هر فرد تازه‌استخدام شده یک مربی یا کارمند حرفه‌ای اختصاص می‌دهد تا فرد جدید با دریافت مشاوره‌های مناسب بتواند به سرعت در کار جدید خود تمرکز و تبحر پیدا کند. 

کوئرا می‌داند که استخدام نیروی جدید یک مزیت بزرگ محسوب می‌شود، اما درعین‌حال وقت و زمان زیادی از مربیان آموزشی می‌گیرد و می‌توان انتظار داشت این افراد حدود ۲۵٪ از توان کاری خود را در طول مدت آموزش نیروهای جدید از دست بدهند.

از طرف دیگر، کوئرا به بهره‌وری اهمیت زیادی می‌دهد. بنابراین تلاش می‌شود در هفته اول ورود نیروی جدید، او را به سمت پروژه‌های معنادار و قابل انجام هدایت کنند. این کار باعث ساده‌سازی فعالیت‌ها و آشنایی آن‌ها به وظایفشان می‌شود. در این صورت می‌توانند فرهنگ و ارزش‌های کاری شرکت را به این افراد منتقل کنند.

این مجموعه همچنین در چند هفته اول، ده جلسه را برای جامعه‌پذیری ترتیب می‌دهد. آن‌ها همچنین اسناد و مدارک و ابزارهای اصلی موردنیاز را در اختیار فرد جدید قرار می‌دهند.

دیجیتال اوشن (Digital ocean)

تیم دیجیتال اوشن تلاش می‌کند به صورت مداوم کیفیت برنامه جامعه‌پذیری و تجربه کارکنانش را افزایش دهد. آن‌ها گردش‌های کاری باورنکردنی برای کارمندان خود ایجاد کرده‌اند تا در سریع‌ترین زمان ممکن به فرایند کار وارد شوند. معاون اصلی بخش منابع انسانی در این شرکت به دنبال این است که اولین روز کاری هر فرد را در این شرکت به طور الهام‌بخشی ترتیب دهد. بنابراین با فراهم کردن امکانات و شرایط زیر باعث می‌شوند فرد تازه‌وارد احساسی هیجان‌انگیز از ورود به مجموعه داشته باشد.

• یک بادکنک روی میز قرار داده می‌شود تا کارمندان دیگر بتوانند متوجه حضور نیروی جدید شده و از او استقبال کنند.
• یک یادداشت خوشامدگویی روی میز آن‌ها به صورت دست‌نویس قرار داده می‌شود.
• با نوشیدنی مناسب از آن‌ها پذیرایی می‌شود.

بافر (Buffer)

ارزش یک برنامه جامعه‌پذیری قوی فقط برای تیم‌های فعال در یک مکان فیزیکی صدق نمی‌کند. بافر از یک تیم دورکار تشکیل می‌شود که کمتر از ۱۰۰ کارمند دارد. کار از راه دور یک چالش ویژه برای حفظ یک تیم منسجم است. بافر، مانند توییتر، به محض تأیید استخدام جدید، روند جامعه‌پذیری کارکنان را آغاز می‌کند.

آن‌ها یک گروه سه نفره دارند که در تجربه شش‌هفته‌ای آموزش و یادگیری، نقش‌های مختلفی را بازی می‌کنند. این گروه از یک همراه مدیریتی، یک همراه کاری و یک همراه فرهنگی تشکیل شده است. استخدام‌های جدید قبل از روز اول کاری به این همراهان معرفی می‌شوند تا با ارتباط منظم بتوانند «تجربه بوت کمپ» یا همان تجربه شش‌هفته‌ای را بهتر هدایت کنند.

زپیر (Zapier)

تیم زپیر به‌خوبی می‌داند که فرایند جامعه‌پذیری هم برای اعضای جدید و هم برای شرکتی که آن‌ها را استخدام می‌کند فرایندی مهم است و در موفقیت شرکت تأثیر به سزایی دارد. تیم زپیر به طور کامل و برنامه‌ریزی‌شده‌ای، توانسته فرایند‌هایی را طراحی کند که کارمند جدید از خوشامدگویی مناسب احساس ارزشمندی کرده و به سرعت شروع به یادگیری فرهنگ شرکت کند. تیم عملیات زپیر بر طیف وسیعی از مسئولیت‌ها از جمله استخدام، منابع انسانی، حقوق و دستمزد، یادگیری و توسعه نظارت دارد. هر بخش نیز کتاب یا دفترچه راهنمای مربوط به خود را دارد که در اختیار کارمند جدید برای یادگیری قرار می‌گیرد.

اولین روز کاری در شرکت معمولاً به این شکل سپری می‌شود:

• خوشامدگویی به نیروی جدید
• آشنا کردن او با زپیر، تیم و نقش فرد در تیم
• ارائه بروشورها و دفترچه‌های راهنما به فرد جدید
• دادن فرصت برای مطالعه و انجام کارهای مرتبط با منابع انسانی

اشلی پریب براون (Ashley Priebe Brown) یکی از مدیران ارشد می‌گوید: «زمانی که فرایند را شروع می‌کنیم ، مطمئن می‌شویم که نیروهای جدید به اطلاعات موردنظرشان دسترسی دارند. این امر باعث می‌شود که فرایند انتقال جامعه‌پذیری و شروع به کار او سریع‌تر انجام شود.»

اسکوئر (Square)

با ایجاد یک تجربه شخصی از فرایند جامعه‌پذیری، قادر به ایجاد فرهنگ قوی در محل کار و افزایش تعامل کارکنان بوده است. تیم منابع انسانی این شرکت با برنامه‌های جامعه‌پذیری توانست نقاط عطف چشمگیری را تجربه کرده و در کمتر از چهار سال از ۶۰ کارمند به ۱۳۰۰ کارمند برسد.

دو عنصر منحصربه‌فرد فرهنگشان شامل دو مورد است: فرهنگ نوشیدن قهوه و ایجاد فرصت‌هایی برای اتصال اعضای تیم تازه‌کار به مدیران و رهبران شرکت. نیروهای جدید در هفته اول با مدیرعامل و دیگر رهبران ارشد در طول جلسات ملاقات می‌کنند. اعضای تیم اجرایی نیز با اعضای جدید تیم یک فنجان قهوه می‌نوشند و رابطه دوستانه‌ای ایجاد می‌کنند.

تیم منابع انسانی اسکوئر معتقد است که هفته اول کار یک کارمند باید تجربه‌ای لذت‌بخش باشد. به عنوان مثال، در اولین روز کاری، افراد تازه‌کار با پیراهن، کتاب و برچسب مخصوص به خود روبه‌رو می‌شوند تا احساس کنند عضوی از تیم هستند.

ایونت‌برایت (Eventbrite)

شرکتی است که توانسته نام و برند تجاری خود را در سطح بین‌المللی گسترش دهد. بخشی از موفقیت این شرکت به برنامه جامعه‌پذیری قوی کارمندان جدید برمی‌گردد. این شرکت همچنین به عنوان یکی از آینده‌دارترین شرکت‌ها برای کار شناخته می‌شود که این مسئله افتخاری برای تیم منابع انسانی آن است!

تیم منابع انسانی یک معرفی‌نامه از نیروی جدید را در دفاتر کار قرار می‌دهد تا افراد بتوانند نام و چهره کارمند جدید را شناخته و با او خوش‌وبش کنند. علاوه بر این، هر سه ماه یک‌بار، تیم منابع انسانی یک برنامه سرگرمی یا اجتماعی برگزار می‌کند تا مطمئن شود ارتباط مناسبی بین کارمندان جدید و تیم فعلی ایجاد شده است. بنابراین افراد به سرعت حس می‌کنند بخشی از تیم هستند و فرهنگ این شرکت را به سرعت می‌پذیرند.

آنچه از برنامه جامعه‌پذیری شرکت‌های موفق می‌توان آموخت

سرمایه‌گذاری کنید

برنامه‌های جامعه‌پذیری بیهوده یا تصادفی نیستند. شرکت‌هایی که ذکر کردیم برای حمایت از کارمندان جدید، سرمایه‌گذاری کرده و پول و زمان زیادی را صرف این افراد می‌کنند.

زود شروع کنید

برنامه توییتر را به خاطر دارید: «از استخدام تا میز کار». مطمئن شوید همه‌چیز برای کارمند شما در روز اول کاری آماده شده است و می‌تواند شروعی ایده‌آل داشته باشد.

فرهنگ شرکت همه‌چیز است

سرمایه‌گذاری زیادی روی خوشامدگویی مناسب و ایجاد رابطه دوستانه با کارمندان دیگر داشته باشید.

تیم را درگیر کنید

از اعضای جدید طوری حمایت کنید که بتوانند با اعضای تیم هماهنگ شده و بازدهی مناسبی در انجام پروژه‌های واقعی داشته باشند.

نقشه راه را تعیین کنید

نقشه راه به کارمندان می‌گوید که مسیری روشن و واضح از شروع استخدام تا جا افتادن در تیم شما را باید طی کنند.

آموزش و توسعه

به کارمندان جدید کمک کنید با استفاده از ابزارهای آموزشی مناسب و همچنین با یادگرفتن مهارت‌های عملی، بتوانند در اسرع وقت کار خود را شروع کنند.

ارزیابی کنید

یک تیم ویژه از مدیران و نیروهای فعلی خود بسازید که ارزیابی دقیقی از فرایند جامعه‌پذیری نیروهای جدید داشته باشند.

اهداف خود را تعیین کنید

آنچه را از برنامه جامعه‌پذیری خود انتظار دارید به طور کامل مشخص کنید. گردش کار و زمان‌بندی کار را به طور دقیق بدانید.

 قبل از شروع کار نیروهای جدید …

• به عنوان مدیر استخدام با نیروی جدید تماس بگیرید و خبر استخدام او را بدهید. اعضای تیمی که با آن‌ها مصاحبه کرده‌اند را نیز تشویق کنید تا از فرد جدید استقبال کنند.
• بروشور یا اطلاعات مربوطه را برای کارمند جدید خود بفرستید. چرا که ممکن است به آن‌ها کمک کند درک بهتری از نقش و تیم جدید خود داشته باشند.
• محل کار کارمند جدید خود را تمیز کنید؛ به عنوان مثال میز، لوازم اداری. مطمئن شوید که رایانه، تلفن و … آماده است.
• مطمئن شوید که کارمند جدید شما در تمام گروه‌های ایمیلی یا تلگرام و … عضو است.
• تاریخ شروع کار کارمند جدید را به اعضای تیم ایمیل کنید.
• خلاصه‌ای از برنامه‌های هفته اول ایجاد کرده و برنامه‌ها و جلسات را در تقویم خود برنامه‌ریزی کنید تا هم شما و هم کارمندتان بدانید که در هفته اول قرار است تعاملاتی داشته باشید.

هفته اول و بعد از آن …

• در روز اول با کارمند خود ساختمان را بگردید و طبقات و دفاتر مختلف را به او معرفی کنید.
• اطمینان حاصل کنید که تمام تدارکات اداری توضیح داده شده است. به کارمند جدید نشان دهید که چگونه از دستگاه کپی، نمابر، اسکنر، تلفن، سرویس‌های پستی، نامه‌های بین دفتری، سفارش لوازم اداری و غیره استفاده کند.
• یک ناهار تیمی در هفته اول استخدام راه بیندازید.
• در چند هفته اول زمان مشخصی برای کارمند جدید تعیین کنید تا با اعضای تیم جداگانه و یا گروهی کنار هم بنشینند تا او آن‌ها را بهتر بشناسد و از نقش آن‌ها مطلع شود.
• در پایان هفته اول با کارمند جدید خود ملاقات کنید تا مسئولیت‌ها و انتظارات را بررسی کنید و هفته اول را دوباره مرور کنید. این فرصت خوبی برای بحث در مورد اهداف بخش شما و نقشی است که کارمند برای دستیابی به آن‌ها بازی می‌کند.
• با کارمند خود مرتباً در تماس باشید و از او بازخورد دریافت کنید. بهتر است در سه‌ماهه اول برنامه جلسات هفتگی را ترتیب دهید.
• یک ایمیل معرفی به همه اعضای تیم ارسال کنید تا با بیوگرافی و سابقه شغلی کارمند جدید آشنا شوند.
• در تعیین انتظارات شغلی، کارمند جدید را راهنمایی کنید.